電子郵件歸檔是IT專家的熱門話題，為了滿足行業規制和法律法規的要求，他們面臨著越來越大的壓力來竭力保存任何形式的電子郵件潛在證據。但是建立一個能夠存儲電子郵件的系統--并且具有可搜索性--是一項非常困難的任務。
　　只要問問RichardTaylor的經歷，他是一位高級系統程序員，他的小組在對電子郵件歸檔系統的最初設計被證明是"短視"的，于是他現在正在面臨很多的工作。
　　Taylor說："我們遇到的最大問題就是如何在滿足應有的職責要求的條件下提供便利性，以及設置限制、配額，還有空間的考慮等......這些已經帶來了夠多的工作，只是因為我們不能詢問正確的問題或不知道正確的問題是什么"。雖然他高興的看到現在的系統包括了EMC的EmailXtender和IBM的TivoliStorageManager系統，以及其他的產品，但是達成這樣結果的過程也是充滿了教訓。
　　這些教訓是什么?根據Taylor和其他人的經驗，以及各種業內人士所提供的信息，我們將電子郵件歸檔最大的"問題"整理如下：
　　這是在郵件存儲中經常遇到的問題，一些業內人士稱其為"bacn"，或指既不是重要郵件也不是垃圾郵件的郵件。例子包括，新聞郵件，同接收人有關系的公司的廣告，各種人力資源郵件等。
　　對Bacn郵件的解決方法和垃圾郵件的解決方法相同，就是過濾。包括Zantaz(現在是Autonomy)，Fortiva和MessageGate的一些
　　服務提供商提供解決方案。根據MessageGate的說法，10%到30%的電子郵件都是bacn郵件，不僅堵塞收件箱還影響搜索結果。其他的提供商根據圖片文件進行過濾或提供替代的產品以供內部使用。
　　備份和歸檔的區別可能不是很明顯，而這種區別被發現的時候已經太晚了。從這點上看，要對大量的備份郵件進行細細篩選，就很難能夠得到一個具有可搜索性的數據庫，而搜索性是歸檔工具的基本特征。這就是為什么BarracudaNetworks，CA，C2C，EMC，Mimosa，MessageGate和Symantec只提供很少的產品來提供這方面的功能。惠普公司也介入了這種問題。惠普推出了他的集成歸檔平臺(IntegratedArchivePlatform)，該平臺預先捆綁了歸檔軟件和e-discovery軟件，該平臺運行于Proliant服務器上，并提供StorageWorks網絡存儲硬件。
　　一開始，RichardTaylor在電子郵件備份系統中刪除了pst文件，因為他和其他人認為EMCEmailXtender中所包含的歸檔文件已足夠搜索和檢索了。但是仍有許多組織使用pst文件，而Taylor的小組意識到他們在系統中沒有提供處理這種文件的功能是犯了短視的錯誤。隨后為了在郵件歸檔中添加需要的pst文件，他們購買了一個叫Aid4Mail的軟件工具的使用許可證。
　　一些公司很明顯的不希望在電子郵件中留下規制或法律的證據，而替代地使用即時通訊工具。這行不通，因為即時通訊
　　工具所受的法律規制和電子郵件是相同的。基于這種理由，尋找一個能夠同時處理你的電子郵件和即時通訊文件的系統是必要的。幸運的是，上述的許多系統現在已經這么做了，但是實際使用細節還有待觀察。
　　除此以外，支持電子郵件歸檔并解決上訴問題的產品將可能迅速增加。雖然一些業內人士認為電子郵件歸檔產品還處于萌芽期，但是很多跡象表明該行業正發展迅速。Radicati集團聲稱，能夠為客戶提供電子郵件的存儲和檢索功能的系統的銷售額去年增加了70%，而且在2011年將達到54億美元。IDC預測2011年前的年均增長率將為235%。